Systeemsplitsing Alliander en NUON

Als gevolg van de liberalisering van de energiemarkt zijn de Nederlandse energiebedrijven sinds medio 2008 gesplitst in een netwerkgedeelte en een productie/leveringsgedeelte.

Alliander is het netwerkbedrijf van Nuon. De kersverse organisatie beheert de gasen elektriciteitsnetten in Gelderland en Noord-Holland en grote delen van Flevoland, Friesland en Zuid-Holland – een netwerk dat tot de beste van de wereld behoort.

Bij de splitsing van het SAP-systeem deed Alliander Klant & Service een beroep op IFS Probity, het onderdeel van Ctac die zich richt op de utility branche, om op te treden als ‘linking pin’ van IT naar de business.

“Dat wij een systeemsplitsing doorvoeren is ons ‘probleem’, daar moet de klant zo min mogelijk van merken.”

De organieke splitsing vereist logischerwijs een splitsing van het geïntegreerde SAP-systeem in een systeem voor Nuon en apart systeem voor Alliander. De SAP-omgeving van Nuon bestaat uit SAP R/3 voor de generieke bedrijfsprocessen en de SAP Industry Solution for Utilities (IS-U) voor alle energiegerelateerde klant- en marktprocessen. Voor Alliander werden alle relevante data en functionaliteit overgezet in een nieuwe omgeving, waarvoor de laatste releases zijn gebruikt. Alle aanpassingen met betrekking tot SAP zijn daarbij ondergebracht in één programma, met de naam SAP NWB (‘Netwerkbedrijf’). Alle overige IT-aanpassingen, applicaties en netwerken vielen onder het programma IT Unbundling.

Operationele input

Wenda Scholte, Manager Bedrijfsbureau Klant en Service: “Dit is een heel belangrijk project voor Alliander, want SAP raakt direct aan de klant. Al onze klantprocessen vinden in dit systeem plaats. Denk aan facturatie, incasso en afhandeling van klantvragen. Dat wij een systeemsplitsing doorvoeren is ons ‘probleem’, daar moet de klant zo min mogelijk van merken.” Scholte zegt slechte ervaringen te hebben met eerdere migraties. Externe consultants kwamen mooie concepten uitdenken en implementeerden hun project met minimale businessbetrokkenheid. Dat wilde de nieuwe organisatie kost wat kost voorkomen. Er moest grondig nagedacht worden over een gestroomlijnde procesgang. En er moest vooral input komen vanuit de operatie, voor een slimme inrichting van de systemen.

Businessprogramma

Om de operationele belangen voor de benodigde IT-projecten te managen werd in januari 2008 een businessprogramma opgezet, onder verantwoordelijkheid van Gilbert de Graaf van IFS Probity. Doel was alle businesswensen en functionele eisen op een gestructureerde wijze in kaart te brengen en zo de vertaalslag te maken tussen business en IT. Geen makkelijke opgave, want het project had een sneltreinvaart en de mensen uit de operatie moesten ook nog de winkel openhouden. Volgens Scholte kwam het dus vooral aan op het creëren van betrokkenheid bij alle key users en beheerders. Continu alert zijn op veranderingen in het project en daarbij blijven aansluiten. Als een bok op de haverkist en als een luis in de pels. Het bleek aan De Graaf en zijn team besteed. “Gilbert wist organisatiebreed sterke formele en informele contacten te leggen, waardoor de participatie vanuit de afdelingen optimaal was. Hij fungeerde als een aanjager naar de business en wilde echt snappen wat die nodig had, maar begreep ook dat het uitvragen van proceskennis tijd kost. Zoiets vraagt politiek gevoel, en kunnen schakelen op alle niveaus. En tegelijk: scherp blijven en kritisch doorvragen.” Scholte prijst het team van IFS Probity voor het behouden van totaaloverzicht in een complex samenspel van deelprojecten. Hierdoor kon het een businessstrategie uitzetten waarmee Alliander daadwerkelijk profiteert van de grootschalige IT-wijziging. Daarbij werd ook gelet op de toekomstvastheid van het systeemlandschap.

Optimalisatieslag

De ontvlechting van het bestaande Nuon-systeem werd tevens benut om bijzondere of dringende IT-wensen te realiseren. De belangrijkste waren de implementatie van SAP CRM, ter vervanging van de Siebel CRM-oplossing, en van SAP BW, voor met name financiële rapportages. “Het functioneel ontwerp voor deze optimalisatieslag hadden we al klaar vóór de splitsing – met dank aan de vooruitziende blik van Gilbert en zijn mensen. ‘Wat je doet is goed en smaakt naar meer’, heb ik hem gezegd”, aldus Scholte.

Mediator

Op 16 februari 2009 is de volledige splitsing/upgrade live gegaan. Tot nu toe zonder noemenswaardige problemen of klachten van klanten. Dit tot verrassing van de businessverantwoordelijken, aangezien men in vorige migraties – bij de liberalisering van de energiemarkt in 2004 en de fusie van Nuon in 2001 – een zeer grote business impact heeft gehad. Scholte was daarentegen nauwelijks verrast. “Gezien het verloop van het programma was dit succes wel te verwachten. De kracht schuilt in een gestructureerde aanpak. En in de aanwezigheid van een mediator die zowel systeemgeoriënteerd als vanuit bedrijfsprocessen kan denken. De meeste operationele mensen weten weinig van automatisering en kiezen vaak gemakshalve een voorhanden IT-oplossing, los van de werkelijke vraag. IT-mensen zijn op hun beurt geneigd om voor de business te denken, waarbij je evengoed voorbijgaat aan functionele behoeften. Wij hebben iemand die beide talen spreekt en de vertaalslag kan maken. Dat is goed voor de business en de IT. Grote programma’s schreeuwen om een mediator, zeker waar het een prille organisatie als Alliander betreft. Je gunt iedereen een ‘team Gilbert’!”